Aj keď je váš osobný život perfektne usporiadaný, nie je vždy ľahké preniesť tieto zručnosti do pracovného života. Či už ste podnikateľ, nezávislý pracovník alebo zamestnanec, organizácia práce je kľúčom k dosiahnutiu efektívnosti, úspory času a termínu.
Čím ste lepšie organizovaní, tým bude vaša práca ľahšia.
Ak sú vaše organizačné schopnosti v súčasnosti dosť patetické, týchto päť tipov vám pomôže začať dnes:
1. Začnite perom a papierom
Na svete existuje milión digitálnych nástrojov, ktoré pomáhajú ľuďom riadiť ich pracovný život. Ak máte taký, ktorý chcete vyskúšať, je to fantastické, ale ak ste vo svete organizácie nováčikom, je dobré začať s perom a papierom.
Prečo? Pretože sú lacné, pravdepodobne ich máte momentálne na dosah a pomôžu vám rozbehnúť sa.
Ak začnete svoju snahu o lepšiu organizáciu čítaním online článkov o najlepších organizačných widgetoch a možnostiach upozornení, stratíte sa v detailoch a nikdy nezačnete organizovať. Najlepšie urobíte, keď prídete na to, ako si veci usporiadate, a potom nájdete nástroj, ktorý vám to umožní, a nie sa snažiť zapadnúť do nástroja od samého začiatku.
2. Objavte zoznamy
Ak ešte len začínate s organizovaním, musíte dokončiť celkový prieskum točiacich sa tanierov a tiež to, na akých úlohách treba ďalej pracovať.
Zoznamy sú skvelým spôsobom, ako začať. Zoznamy dostanú všetko z vašej hlavy a uvoľnia priestor v mozgu pre zložitejšie úlohy na ceste.
Ak sa pokúsite dať všetko na jeden zoznam, pravdepodobne vás to ohromí a budete chcieť prestať. Lepším plánom je začať so širokými kategóriami.
Môžete mať napríklad úlohy „To-Do Today“, „To-Do This Week“ a „Ongoing Long Term“. Potom môžete mať kategórie pre všetky veľké projekty, ktoré sa chystajú alebo práve prebiehajú.
Keď budete mať svoje kategórie, začnite vypisovať podrobnejšie položky. Dnešný zoznam úloh môže zahŕňať kontrolu stavu spolupracovníka, zaslanie e-mailu inému oddeleniu, aby ste zistili, čo sa deje so správou, a napríklad zasielanie výkazu miezd.
Keď budete vo svojich projektoch rozpisovať úlohy, budete pravdepodobne schopní rozdeliť ich na úlohy, ktoré sa nakoniec migrujú na zoznamy úloh dnes alebo tento týždeň.
3. Osvojte si priority
Keď získate dobrú predstavu o tom, čo sa deje, ďalším krokom je prísť na to, čo sa musí stať okamžite.
Často je dobré usporiadať si denný rozvrh tak, aby ste dosiahli prirodzené prestávky a zmeny v pozornosti týkajúce sa osvieženia mysle. Môžete si napríklad naplánovať hodinu čistenia papierov zo stola a potom prejsť do iného oddelenia a skontrolovať stav položky.
Mnoho vysoko organizovaných odborníkov vyberie zo svojich zoznamov úloh tri veci, ktoré chcú splniť práve teraz, a potom vyberie ďalšie tri, keď sú hotové. To im pomáha udržiavať v pohybe bez toho, aby vás ohromilo množstvo položiek.
4. Vyberte čas, ktorý chcete zorganizovať zajtra
Čo ti robí dobrý deň? Cítite sa lepšie, keď viete, že môžete kráčať do práce a ponoriť sa priamo do projektu, ktorý vyžaduje predovšetkým prvé sústredenie a pozornosť?
Keď viete, ako chcete začať svoj deň, môžete si zvoliť, kedy si zvyknete organizovať. Spravidla je najlepší začiatok alebo koniec dňa.
Ľudia, ktorí sa radi organizujú na začiatku dňa, často chcú začať s jasným cieľom alebo ľahkou úlohou alebo dvoma úlohami, zatiaľ čo tí, ktorí sa radi organizujú na konci dňa, chcú mať pocit, že nechávajú prácu v práci a sú pripravení na zajtra.
5. Odmeňte sa za úspech
Ak si chcete vytvoriť návyk, musíte sa za svoj úspech odmeniť. Pre niektorých ľudí je dostačujúca odmena jednoducho vyčiarknutie položiek mimo ich zoznamov úloh; pre ostatných by mohla fungovať prestávka navyše alebo pekná káva ráno ako odmena za efektívnejšie vykonávanie vecí.
Mali by ste si zvoliť niečo, čo vás rozosmeje, a mať pocit, že robíte niečo dobré, keď budete k svojej práci pristupovať organizovanejšie.
Často počúvame, že podnikatelia sú príliš zaneprázdnení na to, aby sa dali usporiadať. Pravda je taká, že každý si môže organizovať svoju prácu a čím viac budete mať organizáciu, tým menej sa budete cítiť zaneprázdnení. Možno budete mať čo robiť, ale ten pocit, že sa neovládate a neustále hasíte, sa vytratí, čo vám umožní sústrediť sa na aspekty vášho podnikania, na ktorých vám záleží najviac.
Aké triky a tipy ponúkate ľuďom, ktorí sa práve teraz snažia o usporiadanie?
